Steuerberater krank: Wer zahlt die Kanzleikosten?

Wenn der Steuerberater ausfällt, laufen die Kosten der Kanzlei weiter

Eine Grippe von einer Woche lässt sich in einer gut organisierten Steuerkanzlei meist auffangen. Anders sieht es aus, wenn der Kanzleiinhaber nach einer Operation, einem Unfall oder wegen einer schweren Erkrankung sechs, acht oder zwölf Wochen nicht arbeiten kann.

Für selbstständige Steuerberater mit Mitarbeitern entsteht dann eine besondere Situation: Die eigene Arbeitskraft fällt aus, die Kanzlei macht aber finanziell keine Pause.

Gehälter müssen weitergezahlt werden. Die Kanzleimiete wird abgebucht. Software, IT, Versicherungen, Finanzierungen und andere Verträge laufen weiter. Gleichzeitig können Einnahmen zurückgehen, wenn der Inhaber selbst einen wesentlichen Teil der Beratung und Mandantenbetreuung übernimmt.

Genau deshalb sollte das Krankentagegeld für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer nicht ausschließlich anhand der privaten Lebenshaltungskosten geplant werden.

Bei einer Kanzlei mit Mitarbeitern muss die betriebliche Seite mitgedacht werden.

Krankentagegeld für Steuerberater mit Mitarbeitern: Das eigentliche Risiko liegt in der Kostenstruktur

Nehmen wir als Beispiel eine inhabergeführte Steuerkanzlei mit fünf Mitarbeitern.

Der Steuerberater fällt aufgrund einer Erkrankung für zwei Monate vollständig aus. Seine Mitarbeiter können viele laufende Arbeiten weiterhin erledigen. Finanzbuchhaltung, Lohnabrechnungen und vorbereitende Tätigkeiten verschwinden schließlich nicht deshalb, weil der Kanzleiinhaber krank ist.

Das ist zunächst positiv.

Trotzdem können bestimmte Beratungen, Entscheidungen, Besprechungen und anspruchsvollere Mandate unmittelbar an der Person des Steuerberaters hängen. Der Umsatz muss deshalb nicht vollständig einbrechen, er kann sich aber reduzieren.

Auf der anderen Seite stehen weiterhin die laufenden Kosten:

• Gehälter und Arbeitgeberanteile
• Kanzleimiete und Nebenkosten
• Software und IT
• Versicherungen
• Leasing und Finanzierungen
• Telefon und Kommunikationskosten
• Kammer und Verbandsbeiträge
• sonstige laufende Verträge
• gegebenenfalls zusätzliche Kosten für eine Vertretung

Und natürlich benötigt der erkrankte Steuerberater weiterhin Geld für seinen privaten Lebensunterhalt, Kranken und Pflegeversicherung, Altersvorsorge, Kredite und andere persönliche Verpflichtungen.

Die finanzielle Belastung kann dadurch erheblich größer sein, als es der Blick auf die privaten Ausgaben vermuten lässt.

Ein einfaches Rechenbeispiel zeigt das Problem

Angenommen, ein selbstständiger Steuerberater benötigt privat einschließlich Vorsorge und Versicherungen monatlich 5.000 Euro.

Wer nur diesen Betrag betrachtet, könnte daraus einen entsprechenden Bedarf für die persönliche Einkommensabsicherung ableiten.

Doch die Kanzlei beschäftigt mehrere Mitarbeiter und verursacht erhebliche laufende Kosten. Auch wenn die Mitarbeiter während der Erkrankung weiterhin Umsätze erwirtschaften, reicht dieser Umsatz möglicherweise nicht aus, um sämtliche betrieblichen Verpflichtungen zu decken.

Entsteht beispielsweise während der Arbeitsunfähigkeit zusätzlich eine monatliche betriebliche Unterdeckung, muss auch diese Liquidität irgendwoher kommen.

Genau an diesem Punkt zeigt sich, warum bei einem selbstständigen Steuerberater Kanzleiumsatz, persönliches Einkommen und weiterlaufende Betriebskosten sauber voneinander getrennt betrachtet werden müssen.

Einfach den Kanzleiumsatz zum gewünschten Krankentagegeld zu erklären, wäre falsch.

Genauso problematisch kann es aber sein, die Kanzleikosten bei der Bedarfsanalyse vollständig zu ignorieren.

Wie viel Umsatz erwirtschaftet die Kanzlei ohne den Inhaber?

Für Kanzleiinhaber ist deshalb eine andere Frage besonders interessant:

Was passiert wirtschaftlich, wenn ich ab morgen für zwei oder drei Monate vollständig ausfalle?

Das lässt sich relativ konkret durchspielen.

Welche Arbeiten können die Mitarbeiter ohne Sie erledigen? Welche Mandate benötigen zwingend Ihre persönliche Mitwirkung? Welche Umsätze laufen weitgehend unverändert weiter? Wo entstehen Verzögerungen oder Einnahmeausfälle?

Und vor allem:

Welche Kosten bleiben nach Abzug der weiterhin erzielten Einnahmen tatsächlich ungedeckt?

Diese Betrachtung ist wesentlich aussagekräftiger als eine pauschale Faustformel.

Eine größere Kanzlei mit gut eingespieltem Team kann trotz Ausfall des Inhabers möglicherweise erhebliche Umsätze weiter erwirtschaften. Eine kleinere, stark inhaberzentrierte Kanzlei kann dagegen bereits nach wenigen Wochen deutlich stärker betroffen sein.

Deshalb haben zwei Steuerberater mit identischem persönlichen Einkommen nicht automatisch denselben Absicherungsbedarf.

Mitarbeiter können das Risiko gleichzeitig erhöhen und reduzieren

Mitarbeiter werden beim Thema Krankentagegeld häufig ausschließlich als Kostenfaktor betrachtet. Das greift zu kurz.

Natürlich verursachen fünf Mitarbeiter auch dann Personalkosten, wenn der Kanzleiinhaber erkrankt.

Ein gutes Team kann aber gleichzeitig dafür sorgen, dass die Kanzlei während dieser Zeit weiterarbeiten und Umsätze erzielen kann.

Das ist ein entscheidender Unterschied zu einem allein arbeitenden Freiberufler.

Die richtige Frage lautet deshalb nicht:

„Wie hoch sind meine gesamten Personalkosten?“

Sondern:

„Welche finanzielle Lücke entsteht in meiner Kanzlei tatsächlich, wenn meine eigene Arbeitsleistung für längere Zeit wegfällt?“

Erst diese Betrachtung liefert eine vernünftige Grundlage für die Absicherungsplanung.

Was kostet eine Vertretung des erkrankten Steuerberaters?

Hinzu kommt ein Kostenpunkt, der bei der Planung leicht vergessen wird: die Vertretung.

Bei einem kurzen Ausfall lassen sich Termine möglicherweise verschieben und Aufgaben intern verteilen. Bei einer mehrmonatigen Erkrankung kann das schwieriger werden.

Dann kann zusätzliche qualifizierte Unterstützung erforderlich sein.

Das verursacht möglicherweise Kosten, kann gleichzeitig aber wirtschaftlich sinnvoll sein. Denn eine funktionierende Vertretung kann helfen, Mandate zu halten, Fristen einzuhalten und die laufenden Einnahmen der Kanzlei zu stabilisieren.

Auch hier sollte deshalb nicht isoliert auf die Kosten geschaut werden.

Eine Vertretung, die Geld kostet, aber einen größeren Umsatzausfall verhindert, kann für die Kanzlei wirtschaftlich wesentlich günstiger sein als der Versuch, den Ausfall ausschließlich mit dem bestehenden Personal aufzufangen.

Kann Krankentagegeld auch laufende Kanzleikosten berücksichtigen?

Hier kommt es auf den jeweiligen Tarif an.

Krankentagegeld ist keine pauschale Versicherung des gesamten Kanzleiumsatzes. Wie hoch das versicherbare Krankentagegeld sein kann und welche Einkünfte beziehungsweise Kosten bei der Ermittlung berücksichtigt werden dürfen, richtet sich nach den Bedingungen des Versicherers und der persönlichen wirtschaftlichen Situation.

Für Steuerberater gibt es allerdings interessante berufsspezifische Lösungen.

Der DKV KGTS ist ein Sondertarif für Selbstständige in steuerberatenden Berufen. Nach den aktuellen Tarifinformationen können neben dem Verdienstausfall auch weiterlaufende Betriebskosten bei der Ermittlung des versicherten Tagessatzes berücksichtigt werden.

Gerade für einen Steuerberater mit Mitarbeitern kann das ein wichtiger Punkt sein.

Das bedeutet allerdings nicht, dass beliebig hohe Kanzleikosten einfach zusätzlich versichert werden können. Der tatsächlich versicherbare Tagessatz muss immer anhand der konkreten wirtschaftlichen Situation und der jeweiligen Tarifbedingungen ermittelt werden.

DKV KGTS: Für Steuerberater auch wegen der Annahmegarantie interessant

Der DKV KGTS besitzt für selbstständige Steuerberater noch eine weitere Besonderheit.

Für die berechtigte Berufsgruppe besteht eine Annahmegarantie.

Das sollte allerdings nicht mit einem Antrag vollständig ohne Gesundheitsfragen verwechselt werden. Nach den aktuellen Tarifinformationen werden Gesundheitsfragen gestellt. Die besondere Annahmeregelung kann trotzdem gerade für Steuerberater interessant sein, bei denen Vorerkrankungen den Abschluss einer klassischen Krankentagegeldversicherung erschweren könnten.

Außerdem verzichtet die DKV beim KGTS auf das ordentliche Kündigungsrecht.

Ausführlicher behandeln wir den Sondertarif und seine Alternativen auf unserer Berufsgruppenseite zur Krankentagegeldversicherung für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer.

Nicht jeder Steuerberater braucht einen speziellen Steuerberater Tarif

Die berufsspezifische Lösung sollte trotzdem nicht automatisch die einzige Wahl sein.

Steuerberater gehören zu den Freiberuflern. Deshalb kommen je nach persönlicher Situation auch allgemeine Krankentagegeld Tarife für Freiberufler infrage.

Ein Beispiel ist der Hallesche FKT. Interessant sind hier unter anderem der Verzicht auf das ordentliche Kündigungsrecht und die Möglichkeit, den Tagessatz nach einer Einkommenssteigerung unter den tariflichen Voraussetzungen innerhalb von zwei Monaten ohne erneute Gesundheitsprüfung anzupassen.

Eine weitere Alternative ist der BBKK TAF 4-43. Dieser Freiberufler Tarif setzt unter anderem mit einer Leistung bei stufenweiser Wiedereingliederung einen anderen Schwerpunkt.

Welches Konzept besser passt, hängt deshalb nicht nur vom Beruf ab.

Gesundheitszustand, Einkommen, Kanzleistruktur, Mitarbeiterzahl, Rücklagen, gewünschter Leistungsbeginn und langfristige Anpassungsmöglichkeiten sollten gemeinsam betrachtet werden.

Bei hohen Personalkosten wird die Karenzzeit besonders wichtig

Ein weiterer Punkt ist der Zeitpunkt, ab dem das Krankentagegeld ausgezahlt wird.

Wer mehrere Monatsausgaben problemlos aus vorhandener Liquidität finanzieren kann, kann eine längere Karenzzeit möglicherweise bewusst selbst tragen.

Bei einer Kanzlei mit hohen Personalkosten sieht die Situation anders aus.

Entscheidend ist deshalb nicht nur:

Wie lange kann ich privat ohne mein Einkommen auskommen?

Für einen Kanzleiinhaber lautet die zweite Frage:

Wie lange kann meine Kanzlei einen krankheitsbedingten Rückgang der Einnahmen finanzieren, ohne dass die Liquidität problematisch wird?

Das kann zu einem völlig anderen Ergebnis führen.

Eine vermeintlich günstige Krankentagegeldversicherung mit sehr spätem Leistungsbeginn hilft wenig, wenn die finanziellen Reserven der Kanzlei bereits Wochen vorher kritisch werden.

Weitere Grundlagen zu Leistungsbeginn, Arbeitsunfähigkeit und Tarifmerkmalen erklären wir ausführlich im ACIO Ratgeber zur Krankentagegeldversicherung.

Krankentagegeld allein löst nicht jedes betriebliche Risiko

Bei größeren Kanzleien sollte außerdem geprüft werden, ob Krankentagegeld allein überhaupt das gesamte unternehmerische Risiko sinnvoll abbilden kann.

Das Krankentagegeld dient in erster Linie der Absicherung des krankheitsbedingten Verdienstausfalls im Rahmen der jeweiligen Versicherungsbedingungen. Bei einem Unternehmen mit erheblichen laufenden Kosten können daneben weitere betriebliche Absicherungslösungen relevant werden.

ACIO weist deshalb bei der Absicherung von Selbstständigen und Freiberuflern darauf hin, dass abhängig von Branche und Betriebsmodell zusätzlich eine Betriebsunterbrechungsversicherung sinnvoll sein kann.

Gerade bei einer größeren Steuerkanzlei sollte deshalb nicht versucht werden, jedes denkbare Unternehmensrisiko allein über einen möglichst hohen Krankentagegeldsatz zu lösen.

Die Absicherung muss zur tatsächlichen Struktur der Kanzlei passen.

Der wichtigste Test für Steuerberater mit Mitarbeitern

Wer eine Steuerkanzlei führt, kann seinen eigenen Bedarf relativ einfach einem ersten Praxistest unterziehen.

Stellen Sie sich vor, Sie könnten ab morgen für acht Wochen überhaupt nicht mehr arbeiten.

Ihre Mitarbeiter kommen weiterhin jeden Morgen in die Kanzlei. Die Gehälter werden bezahlt. Miete, Software, Versicherungen und Finanzierungen werden abgebucht.

Welche Umsätze würde Ihre Kanzlei in diesen acht Wochen noch erwirtschaften?

Welche Umsätze würden fehlen?

Müssten Sie eine Vertretung organisieren?

Und wie groß wäre am Ende die monatliche finanzielle Lücke?

Diese Zahl ist für die Planung wesentlich interessanter als eine pauschale Empfehlung wie „100 Euro Krankentagegeld sollten reichen“.

Krankentagegeld für Steuerberater sollte zur Kanzlei passen

Eine Krankentagegeldversicherung für einen selbstständigen Steuerberater sollte nicht losgelöst von seiner Kanzlei betrachtet werden.

Ein Einzelberater ohne Mitarbeiter benötigt eine andere Absicherung als ein Kanzleiinhaber mit fünf oder zehn Beschäftigten. Und eine Kanzlei, die auch ohne ihren Inhaber einen großen Teil ihrer Umsätze erwirtschaften kann, hat eine andere Risikostruktur als ein Unternehmen, bei dem nahezu jede wichtige Entscheidung und jeder größere Mandantenkontakt am Inhaber hängt.

Deshalb sollte vor der Tarifauswahl zunächst die wirtschaftliche Lücke geklärt werden.

Erst danach geht es um Tagessatz, Karenzzeit und Tarif.

Auf unserer neuen Berufsgruppenseite zur Krankentagegeldversicherung für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer vergleichen wir die dafür relevanten Tarifkonzepte und erklären unter anderem die Unterschiede zwischen berufsspezifischen Sondertarifen und allgemeinen Freiberufler Tarifen.

Denn für einen Steuerberater mit Mitarbeitern geht es bei längerer Krankheit um mehr als den eigenen Lebensunterhalt.

Es geht darum, persönliches Einkommen und die wirtschaftliche Stabilität der Kanzlei sinnvoll aufeinander abgestimmt abzusichern.

ACIO – Mit uns versichert.